Regulamin organizacyjny podmiotu leczniczego Dental Studio Rottke Rafałko spółka cywilna

§ 1.

Podmiot leczniczy i podstawy prawne jego funkcjonowania.

  1. Dental Studio Rottke Rafałko spółka cywilna (dalej: Dental Studio) jest podmiotem leczniczym prowadzonym wspólnie przez Maję Rottke – Rafałko i Tomasza Rafałko w formie spółki cywilnej pod firmą Dental Studio Rottke Rafałko s. c. przy ul. Grunwaldzkiej 35 lok. 1, 10-125 Olsztyn (NIP: 7393963927, REGON: 521097950).
  2. Dental Studio jest wpisana do Rejestru Podmiotów Wykonujących Działalność Leczniczą przez Wojewodę Warmińsko-Mazurskiego pod nr 000000256223 i działa w szczególności na podstawie:

a) ustawy z 15 kwietnia 2021 r. o działalności leczniczej (t. j. Dz. U. Z 2024 r., poz. 799) i aktów wykonawczych do tej ustawy,

b) ustawy z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 581),

c) ustawa z dnia 5 grudnia 1996 r. o zawodach lekarza i lekarza dentysty (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1287).

§ 2.

Cele i zadania podmiotu leczniczego.

  1. Podstawowym celem Dental Studio jest udzielanie świadczeń zdrowotnych przez osoby do tego uprawnione na mocy przepisów prawa.
  2. Do podstawowych zadań Dental Studio należy:
  • prognozowanie i organizowanie działalności z zakresu leczenia i profilaktyki stomatologicznej,
  • udzielanie pacjentom porad i konsultacji medycznych z zakresu stomatologii,
  • udzielanie pacjentom odpłatnych świadczeń medycznych z zakresu stomatologii,
  • profesjonalne i terminowe wywiązywanie się z obowiązków,
  • dbałość o należyty wizerunek podmiotu leczniczego i jak najwyższy standard świadczonych usług,
  • zapewnienie sprawności funkcjonowania podmiotu leczniczego,
  • przestrzeganie tajemnicy służbowej, kodeksów etyki zawodowej, karty praw pacjenta i przepisów powszechnie obowiązującego prawa,
  • prowadzenie dokumentacji medycznej i ochrona danych osobowych pacjenta.

§ 3.

Rodzaj działalności leczniczej i zakres udzielanych świadczeń zdrowotnych.

Dental Studio udziela odpłatnych ambulatoryjnych świadczeń zdrowotnych w zakresie: stomatologii zachowawczej, implantologii, chirurgii, endodoncji, ortodoncji, stomatologii dziecięcej, protetyki, periodontologii, radiologii i diagnostyki obrazowej, stomatologicznych zabiegów estetycznych oraz higienizacji i wybielania.

§ 4.

Miejsce udzielania świadczeń zdrowotnych, struktura organizacyjna i sposób kierowania jednostką organizacyjną zakładu leczniczego

  1. Podmiot leczniczy wykonuje działalność leczniczą w zakładzie leczniczym Dental Studio w Olsztynie przy ul. Grunwaldzkiej 35 lok. 1.
  2. Zakład leczniczy czynny jest od poniedziałku do piątku w godzinach od 7:15 do 21:00 (Dental Studio nie udziela świadczeń zdrowotnych w weekendy).
  3. Zakładem leczniczym kierują Kierownicy – Maja Rottke – Rafałko i Tomasz Rafałko.
  4. Każdy z Kierowników jest uprawniony do jednoosobowej reprezentacji zakładu leczniczego.
  5. W przypadku nieobecności Kierowników zastępuje ich upoważniony przez nich pracownik.
  6. Do zadań Kierowników należy w szczególności:
  • organizacja i kierowanie pracą podległych im pracowników, w tym zapewnienie racjonalnego wykorzystania czasu pracy pracowników i nadzór nad ich pracą,
  • podejmowanie decyzji w sprawach pracowniczych,
  • kontrola prawidłowości prowadzenia dokumentacji medycznej,
  • zachęcanie pracowników do podnoszenia kwalifikacji zawodowych,
  • czuwanie nad utrzymaniem wysokiej jakości świadczonych usług,
  • ustalanie cennika świadczeń zdrowotnych,
  • sporządzenie i aktualizacja regulaminu organizacyjnego.

§ 5.

Przebieg procesu udzielania świadczeń zdrowotnych

  1. Świadczeń zdrowotnych w Dental Studio udziela wykwalifikowany personel posiadający uprawnienia przewidziane przepisami prawa.
  2. Świadczenia zdrowotne udzielane są w terminach uzgodnionych z osobą dokonującą rejestracji pacjenta.
  3. Do rejestracji nie jest wymagane skierowanie.
  4. Rejestracja pacjentów odbywa się w recepcji Dental Studio przy ul. Grunwaldzkiej 35 lok. 1 w Olsztynie, telefonicznie pod numerami telefonów: 668 624 201 lub 694 137 942 lub online za pomocą formularza dostępnego na stronie internetowej Dental Studio – osobiście przez pacjenta, przez członka jego rodziny lub osoby trzecie.
  5. Recepcja dokonuje z pacjentem wstępnego wywiadu i oszacowuje czas trwania wizyty – standardowy czas trwania wizyty wynosi 30 minut.
  6. Pierwszeństwo w uzyskaniu świadczenia zdrowotnego mają pacjenci zapisani na wizytę. Świadczenia udzielane są według kolejności zapisów.
  7. W wyjątkowych przypadkach o kolejności udzielenia świadczeń zdrowotnych decydują Kierownicy lub upoważniony personel – dotyczy to jedynie aktualnie leczonych w Dental Studio pacjentów. Inne osoby wymagające pilnej interwencji lekarskiej zapisywane są na najbliższy wolny termin lub na listę rezerwową, z której pacjent wpisywany jest na pierwsze miejsce zwolnione przez innego pacjenta.
  8. Dental Studio dokłada wszelkich starań, aby nie dochodziło do opóźnień. Z uwagi na nieprzewidziane sytuacje pacjenci proszeni są o uwzględnienie tej okoliczności podczas odbywania wizyty w Dental Studio.
  9. Lekarze udzielają konsultacji jedynie w gabinecie. Nie prowadzą konsultacji telefonicznych.
  10. Dental Studio nie prowadzi ostrego dyżuru dla pacjentów z bólem lub innym nagłym przypadkiem stomatologicznym.
  11. W celu skorzystania ze świadczenia zdrowotnego pacjent obowiązany jest posiadać przy sobie i okazać na wezwanie dokument potwierdzający tożsamość.
  12. Pacjent przed pierwszą wizytą proszony jest o wypełnienie niezbędnych do udzielenia świadczeń zdrowotnych dokumentów, w tym o podanie swoich danych osobowych niezbędnych do prowadzenia dokumentacji medycznej oraz zapoznanie się z cennikiem oraz niniejszym regulaminem. W tym celu pacjent proszony jest o zgłoszenie się w rejestracji 15 minut przed wyznaczoną godziną wizyty. Niewypełnienie dokumentów może stać się powodem odmowy udzielenia świadczenia zdrowotnego.
  13. Świadczenie zdrowotne może być udzielone małoletniemu jedynie za pisemną zgodą opiekuna prawnego.
  14. Podczas wizyty pacjent lub w przypadku małoletniego jego opiekun prawny informowany jest o planie leczenia, konieczności wykonania ewentualnych badań dodatkowych i wstępnych kosztach leczenia. Wszelkie leczenie implanto-protetyczne powinno odbywać się po przedstawieniu pisemnego planu leczenia i akceptacji przez pacjenta.
  15. Pacjent chcąc skorzystać ze świadczenia zdrowotnego podpisuje zgodę na leczenie. Podpisując ją oświadcza, że zapoznał się z informacjami w niej zawartymi, w tym dotyczącymi ewentualnych powikłań i jest świadomy możliwości ich wystąpienia.
  16. Dental Studio może odmówić udzielenia świadczenia zdrowotnego, jeśli ze względów medycznych pacjent nie może być zakwalifikowany do danego typu leczenia.

§ 6

Warunki współdziałania z innymi podmiotami wykonującymi działalność leczniczą w zakresie zapewnienia prawidłowości diagnostyki, leczenia oraz ciągłości przebiegu procesu udzielania świadczeń zdrowotnych

  1. Dental Studio może skierować pacjenta do innego podmiotu leczniczego celem skorzystania przez niego ze świadczenia specjalistycznego, które nie jest dostępne w Dental Studio.
  2. Dental Studio może współpracować z innymi podmiotami leczniczymi, jeśli jest to istotne dla prawidłowego przebiegu diagnostyki, leczenia oraz ciągłości przebiegu procesu udzielania świadczeń zdrowotnych.

§ 7

Zasady rezerwacji, potwierdzania, odwoływania i zmiany terminu wizyty

  1. Warunkiem rejestracji jest dokonanie opłaty rezerwacyjnej w formie zadatku w kwocie równej 100 zł za każde 30 minut trwania wizyty płatne do 24 godzin od momentu dokonania wstępnej rejestracji .
  2. W przypadku niedokonania opłaty rezerwacyjnej w terminie określonym w pkt. 1 rezerwacja zostaje anulowana.
  3. Przed planowaną wizytą recepcja kontaktuje się z pacjentem telefonicznie lub za pomocą wiadomości sms na numer telefonu wskazany przez pacjenta podczas rejestracji celem potwierdzenia wizyty. Dla celów dowodowych recepcja odnotowuje informację uzyskaną od pacjenta na temat wizyty.
  4. W przypadku kiedy pacjent nie zareaguje na próbę kontaktu dokonaną przez recepcję i do 48 h przed zaplanowanym terminem wizyty nie potwierdzi jej, nie odwoła albo nie zgłosi potrzeby zmiany terminu wizyty, wizyta zostaje anulowana, a zadatek przepada na rzecz Dental Studio. Taka sama sytuacja ma miejsce, gdy pacjent potwierdzi wizytę w terminie, ale się na nią nie stawi.
  5. W przypadku potwierdzenia przez pacjenta wizyty w wyniku kontaktu telefonicznego lub smsowego dokonanego przez recepcję, zgłoszenie potrzeby zmiany terminu wizyty będzie możliwe bez utraty zadatku jedynie w terminie do 48 h przed zaplanowaną i potwierdzoną wcześniej wizytą.
  6. Jeśli 48 h poprzedzających termin zaplanowanej wizyty przypada na dni wolne od pracy Dental Studio, recepcja kontaktuje się z pacjentem w celu potwierdzenia wizyty odpowiednio wcześniej, natomiast pacjent, z którym recepcja nie mogła nawiązać kontaktu, celem dokonania potwierdzenia, odwołania lub zmiany terminu wizyty w terminie wskazanym w pkt 4 lub 5 zobligowany jest do wysłania stosownej informacji smsem lub na adres e-mail: recepcja@dental-studio.com.pl.
  7. W przypadku terminowego odwołania wizyty przez pacjenta lub w przypadku odwołania wizyty z przyczyn leżących po stronie Dental Studio zadatek zostaje zwrócony pacjentowi w formie w jakiej dokonał przedpłaty, tj. gotówką lub zwrotem na kartę płatniczą w siedzibie Dental Studio albo na rachunek bankowy pacjenta (przelew środków nastąpi do upływu 7 dni roboczych liczonych od następnego dnia po odwołaniu wizyty).
  8. W przypadku terminowego zgłoszenia potrzeby zmiany terminu zadatek przechodzi na zabezpieczenie rezerwacji kolejnej wizyty.
  9. Pacjent ma obowiązek zjawić się na wizytę 10 min przed wyznaczoną godziną spotkania z lekarzem. W sytuacji jak pacjent się spóźni, Klinika zastrzega sobie prawo do odmowy przyjęcia jednoczesnym pobraniem zadatku na rzecz Kliniki.
  10. Stawienie się pacjenta na wizytę i skorzystanie ze świadczenia zdrowotnego powoduje zaliczenie zadatku na poczet należności pacjenta za to świadczenie.
  11. W przypadku 3-krotnego lub 2-krotnego z rzędu niepotwierdzenia, nieodwołania lub niezgłoszenia potrzeby zmiany terminu wizyty w czasie do 48 h przed jej zaplanowanym terminem, możliwość dokonania rezerwacji nowego terminu wizyty wiązać się będzie z zapłatą zadatku w wysokości 100% kosztu odbycia kolejnej wizyty.
  12. Jeśli w przypadku zastosowania rozwiązania z pkt 10 pacjent nadal łamie zapisy regulaminu, zadatek wskazany w pkt 10 przepada na rzecz Dental Studio, a pacjentowi zostanie odmówiona możliwość dokonania kolejnej rezerwacji terminu wizyty.
  13. Brak zwrotu zadatku w przypadkach wymienionych w niniejszym regulaminie wynika z konieczności poniesienia przez Dental Studio kosztów na przygotowanie gabinetu na przyjęcie pacjenta oraz kosztów związanych z pozostawaniem personelu medycznego w gotowości do udzielania świadczeń zdrowotnych.

§ 8

Spóźnienia na wizytę

  1. Stawienie się na wizytę po 20 minutach od jej planowanego rozpoczęcia skutkuje anulowaniem wizyty i przepadkiem zadatku na rzecz Dental Studio.
  2. Jeśli sytuacja wskazana w pkt 1 powtórzy się 3-krotnie, kolejna wizyta jest możliwa jedynie przy dokonaniu przez pacjenta opłaty rezerwacyjnej w formie zadatku w wysokości 100% kosztów całej wizyty. Zapisy § 7 pkt 10 i 11 stosuje się odpowiednio.

§ 9

Zasady odpłatności za świadczenia zdrowotne

  1. Świadczenia zdrowotne udzielane są jedynie odpłatnie, zgodnie z cennikiem ustalonym przez Kierowników dostępnym w zakładzie leczniczym oraz zamieszczonym na stronie – www.dental-studio.com.pl.
  2. W Dental Studio akceptowane są następujące formy płatności: gotówka, karta płatnicza / kredytowa, raty (uzgadniane indywidualnie). Płatność przelewem na numer rachunku Dental Studio nr 34 1160 2202 0000 0006 2375 5006 jest możliwa w przypadku:

a) dokonania opłaty rezerwacyjnej w formie zadatku, o ile przelew zostanie zaksięgowany na koncie bankowym Dental Studio przed upływem 24 h od dokonania wstępnej rezerwacji terminu wizyty;

b) dokonania wpłaty zaliczki na poczet wykonania prac lub zabiegów, o ile przelew zostanie zaksięgowany na koncie bankowym Dental Studio przed rozpoczęciem wykonywania prac lub zabiegów.

  1. Przed przystąpieniem do wykonania pracy protetycznej pacjent wpłaca zaliczkę w wysokości 50% wartości uzupełnienia protetycznego.
  2. Przed przystąpieniem do wykonania zabiegów chirurgicznych pacjent wpłaca zaliczkę w wysokości 50% wartości zabiegu.
  3. Przed wykonaniem prac ortodontycznych (aparaty ruchome i retencje) oraz napraw pacjent wpłaca zaliczkę w wysokości 50% wartości tych prac lub napraw.
  4. Przed rozpoczęciem leczenia implantologicznego i protetycznego pacjent wpłaca zaliczkę w wysokości 40% całkowitej wartości uzupełnienia.
  5. Pacjent zostaje obciążony dodatkowymi kosztami w przypadku ujawnienia się w trakcie udzielania świadczenia zdrowotnego okoliczności niemożliwych lub trudnych do wcześniejszego zdiagnozowania, które spowodowały konieczność rozszerzenia zabiegu lub dokonania dodatkowych czynności.
  6. Potwierdzeniem płatności za wizytę jest otrzymany paragon fiskalny.
  7. Przed oddaniem wyżej wymienionej pracy recepcja dzień przed wizytą informuje pacjenta o kosztach, które należy uiścić przed zakończeniem leczenia.

§ 10

Gwarancja

  1. Udzielanie świadczeń zdrowotnych w Dental Studio odbywa się z należytą starannością i dbałością o jak najwyższą jakość usług.
  2. Wykonane w Dental Studio wypełnienia objęte są roczną gwarancją, a uzupełnienia protetyczne dwuletnią gwarancją. Naprawa lub wymiana na nowe zostanie dokonana nieodpłatnie w ciągu 30 dni od daty zgłoszenia.
  3. Gwarancja jest wyłączona w przypadku, gdy pacjent: przerwał zaplanowane leczenie, cierpi na nie leczoną wadę zgryzu, nie stosuje się do zaleceń lekarza dotyczących higieny jamy ustnej i protez, nie zgłasza się na wizyty kontrolne wyznaczone po zakończeniu leczenia, użytkuje lub przechowuje protezy niezgodnie z zaleceniami lekarza, samodzielnie dokonuje korekt, przeróbek, napraw uzupełnienia protetycznego, uległ wypadkowi, w wyniku którego doszło do uszkodzenia uzupełnień, cierpi na bruksizm (zgrzytanie zębami), ma postępujące zaniki kostne powodujące osiadanie protez, uszkodzenie powstało na drodze mechanicznej.
  4. Gwarancja nie obejmuje zmiany koloru pracy protetycznej na życzenie pacjenta, po jego wcześniejszej akceptacji.
  5. Produkty zakupione w Dental Studio nie podlegają zwrotowi.

§ 11

Postępowanie z dokumentacją medyczną

  1. Dental Studio prowadzi, przechowuje i udostępnia dokumentację medyczną na zasadach określonych w niniejszym regulaminie, a także w ustawie z dnia 06.11.2008r o prawach pacjenta i Rzeczniku

Praw Pacjenta oraz Rozporządzeniu Ministra Zdrowia z dnia 21 grudnia 2010 r. w sprawie rodzajów i

zakresu dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania.

  1. Dental Studio zapewnia ochronę danych zawartych w dokumentacji medycznej.
  2. Dokumentacja medyczna udostępniana jest na wniosek pacjenta lub jego przedstawiciela ustawowego, osoby upoważnionej przez pacjenta oraz podmiotów uprawnionych do uzyskania dokumentacji medycznej na mocy przepisów prawa.
  3. Po śmierci pacjenta, prawo wglądu w dokumentację medyczną ma osoba upoważniona przez

pacjenta za życia.

  1. Dokumentacja medyczna jest udostępniana do wglądu w siedzibie Dental Studio po uprzednim umówieniu terminu w obecności upoważnionego personelu, poprzez sporządzenie jej wyciągów, odpisów, kopii, lub wydruków, poprzez wydanie oryginału za pokwitowaniem odbioru i z zastrzeżeniem zwrotu po wykorzystaniu, jeżeli uprawniony organ lub podmiot żąda udostępnienia oryginałów tej dokumentacji, jak również na elektronicznym nośniku danych lub za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej.
  2. Dokumentacja medyczna udostępniana jest odpłatnie, przy czym uzyskanie dokumentacji medycznej przez pacjenta albo jego przedstawiciela ustawowego po raz pierwszy w formie wyciągu, odpisu, kopii lub wydruku, na informatycznym nośniku danych, a także w formie odwzorowania cyfrowego (skanu) za pośrednictwem komunikacji elektronicznej jest darmowe.

Przy kolejnym wniosku o udostępnienie dokumentacji medycznej:

za 1 stronę wyciągu albo odpisu dokumentacji medycznej pobierana jest opłata w wysokości16 zł,

za 1 stronę kopii albo wydruku dokumentacji medycznej pobierana jest opłata w wysokości 0,56 zł,

za udostępnienie dokumentacji medycznej na informatycznym nośniku danych pobierana jest opłata w wysokości 50zł ,

przy czym maksymalna wysokość opłaty za:

1) jedną stronę wyciągu albo odpisu dokumentacji medycznej – nie może przekraczać 0,002,

2) jedną stronę kopii albo wydruku dokumentacji medycznej – nie może przekraczać 0,00007,

3) udostępnienie dokumentacji medycznej na informatycznym nośniku danych – nie może przekraczać 0,0004

– przeciętnego wynagrodzenia w poprzednim kwartale, ogłaszanego przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski” na podstawie art. 20 pkt 2 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, począwszy od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiło ogłoszenie.

Wysokość opłat uwzględnia podatek od towarów i usług.

Opłatę za udostępnienie dokumentacji medycznej ustalają Kierownicy Dental Studio.

§ 12

Postanowienia końcowe

  1. Regulamin ustalają, aktualizują oraz zmieniają Kierownicy.
  2. W przypadku zatrudniania pracowników regulamin podaje do wiadomości w sposób zwyczajowo przyjęty.
  3. W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem stosuje się przepisy powszechnie obowiązującego prawa.
  4. Regulamin dostępny jest do wglądu na żądanie pacjenta, w siedzibie Dental Studio, w rejestracji.
  5. Informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych pacjentów znajdują się strona internetowa firmy oraz siedziba kliniki.
  6. Regulamin wchodzi w życie w dniu 01.09.2024